Effizienz beim Mail-Erstellen

 

Problemstellung

Immer vielseitigere Programme nehmen uns viel Arbeit ab. Doch viele Anwender nutzen nur einen kleinen Teil der Funktionsvielfalt. Andere nutzen zwar alle – aber verlieren sich schnell im angesammelten Informationsmeer. Mehr Möglichkeiten bedeuten auch mehr Komplexität.

 

Organisieren Sie sich am PC besser. Organisieren Sie sich so, dass er zum effzienten Arbeitsmittel wird.

 

6 wichtige E-Mail-Regeln

1.     Achten Sie beim Schreiben und Gestalten auf Klarheit, Lesbarkeit und Übersicht.

2.     Schaffen Sie ein übersichtliches System, um Mails und Anhänge abzulegen.

3.     Strukturieren Sie dieses Referenzsystem durch sinnvolle Ordner.

4.     Verarbeiten und organisieren Sie den Mail-Verkehr so, dass er Ihre Effizienz steigert.

5.     Schreiben Sie Ihre E-Mails so, dass sie beachtet und verstanden werden.

6.     Beantworten Sie Mails schnell, klar und überlegt.

E-Mails effizient bearbeiten

Richten Sie sich Ihr Outlook 2003 entsprechend Ihren Bedürfnissen und Prioritäten ein!

Posteingang ordnen


Ordnen Sie Ihren Posteingang so, wie es für Ihre Arbeit am nützlichsten ist. Vielleicht ist die Grundeinstellung «nach Datum» für Sie nicht die sinnvollste! Unter «Ansicht» – «Anordnen» können Sie 13 Möglichkeiten benutzen, die den Posteingang ordnen.

Nach Themenbereichen gliedern

Für viele Benutzer und Benutzerinnen ist die Anordnung nach Betreff eine gute Möglichkeit. So haben Sie den Überblick über alle Mails, die Sie zu einem Thema gruppiert haben. Sie können so alle zusammengehörenden Mails lesen, bewegen und löschen.

 

Zuordnungsregeln definieren

Definieren Sie Regeln für die automatische Zuordnung von Mails und Dateien: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, die als Grundlage für die Regel verwendet werden soll, und wählen Sie im Kontextmenü «Regel erstellen ». Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die gewünschten Optionen und danach das Kontrollkästchen «In Ordner verschieben ». Klicken Sie auf einen bestehenden Ordner oder erstellen Sie einen neuen Ordner zum Speichern der Nachrichten.

Um die neue Regel zu überprüfen, kontrollieren Sie den neuen Ordner. Wurden die richtigen Nachrichten verschoben?

Prioritäten Flaggen setzen

 

Setzen Sie einen Reminder (Flagge), um sich selbst an Prioritäten zu erinnern oder das Mail zur Nachverfolgung zu kennzeichnen. Passende Flagge mit rechter Maustaste auf dem Flaggensymbol auswählen.

 

E-Mails wieder finden

 

Wer die Mailablage von Outlook 2003 gut organisiert, verbringt weniger Zeit mit Suchen! Nützliche Ordner anlegen In den persönlichen Ordnern inden Sie zum Beispiel die Ordner mit den eingegangenen, ungelesenen oder gesendeten Mails. Fügen Sie weitere Ordner hinzu, die Ihnen nützlich sein könnten: Klicken Sie unter «Datei» – «Neu» auf «Ordner» und wählen Sie aus! Eigene Suchordner erstellen In den Suchordnern (zur Nachverfolgung, ungelesene Mails etc.) finden sich Verknüpfungen zu Nachrichten aus anderen Ordnern.

 

Je nach Bedarf können Sie weitere Suchordner erstellen:

 

Klicken Sie unter «Datei» – «Neu» auf «Suchordner» und wählen Sie die Kriterien, nach denen gesucht werden soll. Natürlich können Sie hier auch eigene Suchkriterien definieren!